用一張白紙，每天準時下班？「5步驟」精準管理時間，告別焦慮窮忙人生｜健談交流 Ep.13

學會「5步驟」把1天當2天用，大大幫你增加工作效率！ ＃1天當2天用 ＃幫你克服拖延 今天要和你分享一個超級簡單、馬上可以使用的方法，那就是只用一張白紙，讓你大大增加工作效率！讓自己每天準時下班！ ✦ 價值75萬台幣的時間管理法 (00:40) 在1900年初期，美國有一個鋼鐵公司的總裁叫舒瓦普，他問效率專家艾維有什麼方法，可以把鋼鐵公司管理的更好？效率專家就教了他一個簡單的方法，幾個星期之後，這個效率專家收到了一張兩萬五仟美金的支票。是的，就一個簡單的、提升效率的方法，讓這個鋼鐵公司的老闆願意支付兩萬五仟美金給這個效率專家。那麼到底是什麼方法呢？今天就把這個兩萬五仟美金的策略送給大家！ 這個方法非常簡單，就是每天晚上都要在白紙上寫下明天要做的六件事情，然後將這六件事情依照優先順序排列。隔天一大早，就拿出這張紙，按照上面的順序一個一個完成。一次只做一件事情，完成之後，才可以做第二件事情，依此類推。就算一天只完成了三件事情，也沒有關係，因為我們做的這三件事情，都是最重要的。 這個效率專家還說：每天都必須這樣做，不能間斷。當你對這個方法深信不疑的時候，也叫公司的每個員工都這麼做。如果你覺得我的方法可以幫你的公司提升效率、多賺一些錢的話，看你覺得這個策略價值多少，你就寄張支票給我吧！後來他就收到了一張兩萬五仟美金的支票了。 以上就是傳說價值兩萬五仟元的時間管理的故事，故事講得很簡單，但是還有很多細節需要具體了解，才可以更好的執行。下面，我結合自己實踐的經驗，來和大家詳細的說說這個時間管理的方法。很多人是怎麼開始一天的工作呢？可能是坐在辦公桌前一邊吃早餐、一邊打開電子郵件信箱和即時通訊軟體，順便再看一下Facebook。但是如果這樣子的話，我們的早上可能已經毀掉一半了，我們會不知不覺會浪費掉許多時間、我們會做一堆不是最重要的事情，然後到了準備下班的時候才發現，最重要的事情漏掉了，最後只能加班來完成它。 長期這樣下去的話，我們會發現，咦！？怎麼整天都在打遭遇戰，什麼叫遭遇戰呢？就是一支軍隊走在路上，無預警的突然遇到了敵軍埋伏，被敵人偷襲了，在手足無措的情況下，倉促應戰，那想必下場一定很慘了。所以我們工作一定要事先安排，不能整天被進度追著跑、每天都在打遭遇戰。有句話說得很有道理，「沒有準備，就等於準備失敗；沒有控制，就會失控」。那麼如何提前安排每天的工作呢？下面是我建議使用的規劃步驟。 ✦ 第1步：睡前安排明日工作 (03:49) 在前一天晚上，就列出隔天所有的待做事項。比如列出了十項工作。不是用腦袋想一想就好了，而是一定要用紙筆寫下來，我的心得是用紙筆寫下好過於用電腦寫。因為用電腦打字，很容易分心去做其他的事情，用紙筆寫，同時讓自己的眼睛離開螢幕、休息一下，是比較好的做法。如果前一天晚上沒有列出來，那麼一大早的第一件事情，就是安排今天的行程。不要在沒有安排的情況下就開始幹活，那是很危險的事情。 ✦ 第2步：排定優先順序 (04:36) 我們會發現工作事項也符合八十二十法則，也就是百分之二十的工作，可以帶來百分之八十的績效，剩下的百分之八十的工作，可能只帶來百分之二十的績效。所以要練習找出那百分之二十的重點工作。想做的事情太多，不可能每一件事情都做。問問自己，這十項工作當中，如果我的時間只夠做一件事情，那會是哪一件呢？好，把這一件列為第一件事。然後再從九件事情當中，問問自己：這九件事情當中，如果只能做一件事情，那會是哪一件呢？依此類推。把順序安排好。如果我們對於順序安排有疑慮的話，我們也可以和主管討論，到底哪一個工作要放在前面先做，相信他可以給我們很棒的建議。 ✦ 第3步：將工作排入時間表 (05:51) 就像學生時代上課有課表一樣，早上八點到十點上英文課，十點到十二點上數學課。我們也要安排自己的課表。比如早上八點到十點準備簡報，十點到十點半收信和回信。十點半到十二點和打電話開發客戶。如此把待做事項按照優先順序，塞進時間表內。一定會有些事情塞不進去，不過至少那些最重要的事情，都排在最前面了。塞不進去的事情，也屬於比較不重要的事情，只好隔天再做，或是等重要的事完成之後再做。 這邊要特別說明，如果有大型的專案的話，要把它分割成小區塊，陸續完成。比如我們一個星期之後要交出一份大報告，那我們可以星期一到星期三，三天各花一個早上，每個早上完成三分之一，星期四和星期五可以檢查，以及和同事、主管討論。因為我們不可能花星期一一整天一次性完成，因為星期一還有許多其他事情要做。所以要把大專案，分割成一塊一塊小工作，一天完成一些。這樣子比較符合實際的工作情況。 ✦ 第4步：按表操課 使命必達 (07:19) 一大早進公司之後，拿出寫著六件事的白紙或筆記本，按照時間表開始行動。除非工作或是情況很特殊，不然千萬不要一大早就查看手機、email信箱、看新聞。趁著精神最好、最有效率的時候，開始做最重要的事情，一直做一直做一直做都不要停。如果有同事找我們聊天，我們就和他說我們中午吃飯的時候再說。如果有人電話打給我們講私事，就和他說我現在不能講電話，然後掛掉他。用力做完第一件事情之後，在我們的筆記本上把第一件事劃掉。然後再做第二件事情，依此類推。 養成這樣的方式之後，我們的執行力會大大增加。就算這件事情做起來很痛苦、很頭痛、很不想做，但是因為我們已經安排好了時間表，所以務必要按表操課、用力的做下去。我們會發現，一件看起來好像很難做的事情，一旦我們開始做一點之後，我們發現，咦！好像也沒那麼難，越做越進入狀況、越做越上手。做完之後我們會超有成就感的。我們發現自律越來越強了。自律就是在對的時間做對的事情，即使我們不想做，依然要做。如果我們前一天沒有安排，我們就會一直逃避那個很難做的事情，一直拖、拖到最後來不及了、拖到別人來催我們的時候，我們才開始做，那個時候做起來一定又不開心、效果又不好，不如一開始就安排主動做好。 ✦ 第5步：不斷練習 掌控時間 (09:01) 一天過後，我們要檢視時間表，哪些完成了？哪些沒有完成？沒有完成的原因是什麼？是分心了？或是被不可抗力的事情打亂了？或是我們高估了自己的工作能力了？要如何改進？如果沒有按表操課，也不要氣餒，再接再勵，再繼續安排明天的六件事情和明天的時間表。長期的、不間斷的操練下去。 最後幫大家複習一下，時間管理五個步驟：第一步驟：在前一天晚上，就列出隔天所有的待做事項。第二步驟：排定優先順序。第三步驟：按照順序把事項安排到時間表。第四步驟：使命必達的用力完成時間表。第五步驟：反省與重覆。 最後我想問你一個問題，現階段你最缺乏這五大步驟的哪一個步驟呢？歡迎把你的答案，或是你的任何心得，留言在我們Youtube影片的下方。如果大家覺得今天的內容對你有幫助的話，還請各位觀眾多多留言、訂閱與加小鈴鐺哦！我們下次見！Bye bye ！ ▍複習筆記 ▍ 第1步驟：在前一天晚上，就列出隔天所有的待做事項。 第2步驟：排定優先順序。 第3步驟：按照順序把事項安排到時間表。 第4步驟：使命必達的用力完成時間表。 第5步驟：反省與重覆。 -------------------------------------------------------------------------------- ⭐️每週三晚上21:30更新影片 🎯 歡迎訂閱+開啟小鈴鐺 ➡️ https://y.howard.tw/subscribe 新唐人亞太電視台播出 收看時間 ➡️ 每週三晚間10:00 收視指南 ➡️ https://goo.gl/BucTtL Credits： Freepik Images：https://www.freepik.com/ Music：https://www.dewolfemusic.com/ - © 版權所有